လုပ်ငန်းတစ်ခု System ကျဖို့အတွက်လိုအပ်ချက် ၈ ချက်

အပိုင်း ၁
============================
System ဆိုတာကတော့ ကိုယ်ရှိရှိမရှိရှိလည်ပတ်နေနိုင်ပြီး လူသားအရင်းအမြစ်ကို အလွယ်တကူအစားထိုးလို့ရတဲ့အရာဖြစ်ပါတယ်။

Product will make you money. System will make you a fortune. ဆိုတဲ့စကားတစ်ခုရှိပါတယ်။ ကုန်ပစ္စည်းတွေကို ရောင်းချခြင်းဟာ ငွေရနေစေပေမယ့်၊ ချမ်းသာဖို့အတွက်ကတော့ စနစ်တစ်ခုလိုအပ်ပါတယ်။

ဒီတော့ စနစ်ကျဖို့ အဆင့် ၈ ခုကို ဖော်ပြပေးလိုက်ပါတယ်။

1. Vision

1911 ကစ Tom Watson ဟာ IBM (International Business Machine) ကိုစတင်တည်ထောင်တဲ့အချိန်တည်းကစပြီး Written Vision တစ်ခုကိုချရေးခဲ့ပါတယ်။ ဒီ Vision မှာ သူ့ Company သာတည်ဆောက်လို့ပြီးသွားတဲ့အခါမှာ ဖြစ်ပေါ်လာမည့် ပုံရိပ်၊ ဝန်ထမ်းတွေရဲ ့ပုံစံ Company ရဲ ့ လည်ပတ်နေမည့် ပုံစံတွေပါဝင်ပါတယ်။

နောက်တစ်ခုကတော့ Microsoft နဲ့ Google ရဲ ့ Vision & Mission Statement ပါ။ Microsoft ရဲ့ အိမ်တိုင်းအိမ်တိုင်းမှာ ကွန်ပျူတာတစ်လုံးစီရှိရမယ်။ ကွန်ပြူတာတိုင်းမှာ Micrsoft Windows OS တပ်ဆင်ထားရမယ်ဟာ ကမ္ဘာကျော်ပါတယ်။ ကမ္ဘာ့သတင်းအချက်တွေကို လူသားတွေကိုအခမဲ့ရရှိအောင် ဆောင်ရွက်ပေးဖို့သည် Google ရဲ့ Mission ဖြစ်ပါတယ်။ Mission ဆိုတာကတော့ မြန်မာလို သမိုင်းပေးတာဝန်လို့အဓိပ္ပာယ်ရပြီး the reason for existance ကုမ္ပဏီအနေနဲ့ဘာ့ကြောင့်ရပ်တည်နေလဲဆိုတာကို Mission လို့ခေါ်ပါတယ်။

2. Core Values

ကလေးလေးတွေ ကျောင်းသွားတဲ့အခါ အိမ်မှာ အပြုအမူတစ်မျိုး၊ ကျောင်းထဲဝင်သွားတဲ့အခါ တစ်မျိုးဖြစ်သွားတာကိုတွေ့ရမှာပါ။ ဒါကို Culture လို့ခေါ်ပါတယ်။ Company တစ်ခုမှာ ဒီလို Culture တစ်ခုဖြစ်ဖို့အရေးအကြီးဆုံးအပိုင်းကတော့ Core Values ဖြစ်ပါတယ်။ တန်ဖိုးထားမှုများလို့အမည်ရပါတယ်။ ကမ္ဘာကျော် Company တစ်ခုဖြစ်တဲ့ Zappos ဟာဆိုရင် သူ့အနေနဲ့ customer service မှာ ကမ္ဘာကျော်ရခြင်းမှာ Core Values ကြောင့်ဖြစ်တယ်လို့ဆိုပါတယ်။

3. Written Organizational Structure

နတ်ပြည်တောင် ခြောက်ထပ်ရှိတယ်ဟုတ်? လုပ်ငန်းတစ်ခုမှာလည်း သတ်မှာထားတဲ့ Organizational Structure ဖွဲ့စည်းပုံရှိရသလို ချရေးထားဖို့လည်းလိုပါတယ်။ Organizational Structure ရေးရတဲ့ရည်ရွယ်ချက်ကတော့ ဘယ်သူ့ကိုဘယ်အလုပ်တာဝန်ပေးရမလဲဆိုတာဖြစ်ပြီး Company ရဲ့ရည်မှန်းချက်ပန်းတိုင်ရောက်ဖို့ဖြစ်တယ်။

4. Written SOP (Standard, Operation & Procedure)

လုပ်ငန်းရှင်အများစုဟာ ဝန်ထမ်းတွေ အလုပ်မလုပ်ရင်မကြိုက်ကြပါတယ်။ အမှန်တော့ တံခါးစောင့်တစ်ယောက်သည် လာသူမရှိလို့ ဒီအတိုင်းရပ်နေတာ အလုပ်လုပ်နေတာပါပဲ။ ဒါကိုနားလည်ဖို့လိုပါတယ်။ Standard ဆိုတာကတော့ ဘယ်လို အရည်အသွေးနဲ့ Operating ဘယ်လိုပုံစံကို Procedure ဘယ်လိုအဆင့်တွေနဲ့သွားရမလည်းဖြစ်ပါတယ်။

ဥပမာ အရောင်းသမားတစ်ယောက်ဟာ ဘယ်လိုအသွင်အပြင်ရှိရမယ်။ တစ်ရက်ကို ဆိုင်ဘယ်နှစ်ဆိုင်နဲ့တွေ့ရမယ်၊ Monthly Plan, Weekly Plan တွေဘယ်လို ပို့ရမယ်ကို အသေးစိတ်သတ်မှတ်ထားတာမျိုးဖြစ်ပါတယ်။

ဒါတွေလုပ်ဆောင်ဖို့အဆင့်ငါးဆင့်လိုပါတယ်။
-Position agreement (ရာထူး)
-Result (ရလဒ်)
-Tasks (တာဝန်)
-Standard (သတ်မှတ်ပုံစံ)
-Sign (လက်မှတ်ထိုးထားရပါမယ်။)

5. Regular Meeting

ကိုယ့် Team နဲ့ပုံမှန် meeting ထိုင်ဖို့လိုပါတယ်။ လုပ်ငန်းရှင်အများစုဟာ meeting ထိုင်တဲ့အခါ တခြားအကြောင်းတွေနဲ့ ဝေ့ဝိုက်သွားတာတွေ့ရပါတယ်။ ဒါ့ကြောင့် Meeting တစ်ခုမစခင်မှာ meeting objective သတ်မှတ်ထားရပြီး မစခင် Briefing ပေးရပါမယ်။ Meeting တစ်ခုပြီးတိုင်းမှာ action plan ထွက်ရပါမယ်။ မလာနိုင်တဲ့သူတွေကို meeting minutes ပို့ပေးရပါမယ်။

6.KPI & Performance Appraisal

ဝန်ထမ်းတွေရဲ့အရည်အသွေးကို ပြန်လည်တိုင်းတာဖို့လိုပါတယ်။ တိုင်းတာလို့မရတဲ့အရာကို စီမံခန့်ခွဲလို့မရပါဘူး။ ဒါ့ကြောင့် ဝန်ထမ်းတိုင်းအတွက် KPI (Key Performance Indicators) လိုပါတယ်။ နှစ်တိုင်းနှစ်တိုင်းမှာ ဝန်ထမ်းတွေနဲ့ Performance Appraisal ထိုင်ရပါမယ်။

7. System update

Meeting တစ်ခုပြီးတိုင်းမှာ ကြုံတွေ့နေရတဲ့ပြဿနာ နဲ့ ကောင်းဆုံးအဖြေတွေကို ရေးထားတဲ့ SOP manual တစ်အုပ်လိုပါတယ်။ အမြဲ စာအုပ်ထဲမှာ update သွားလုပ်ရပါမယ်။

8. Welcome Orientation & Training

လုပ်ငန်းအများစုဟာ ဒီနေ့အလုပ်စခန့်တာနဲ့အလုပ်စခိုင်းဖို့စဉ်းစားပါတယ်။ ဒီနေ့စစ်ထဲဝင် ဒီနေ့စစ်တိုက်ရင် ကျဆုံးဖို့အလားအလာများပါတယ်။ ဒါ့ကြောင့် အလုပ်စဝင်တဲ့အခါ company ရဲ ့လိုက်နာရမည့်စည်းကမ်းနဲ့ လုပ်ငန်းဆောင်တာများကို ရှင်းပြဖို့လိုသလို၊ Training ပေးဖို့လည်းလိုပါတယ်။

Phyo Paing @ Derek